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10.6 Voice Box für Gruppen einstellen
Für jede Gruppe kann eine eigene Voice Box (Anrufbeantworter) konfiguriert werden.
Ebenso wie bei einem Benutzer, kann eine Standard-Ansage abgespielt oder eine individuelle Ansage aufgenommen werden, die dann abgespielt wird, sobald ein Anruf zur Voice Box weitergeleitet wird. Außerdem können Sie festlegen, ob eine Aufnahme der Sprachnachricht grundsätzlich möglich sein soll, wenn der Anruf zur Gruppen Voice Box geleitet wird. Es kann zusätzlich die maximale Länge der Sprachnachricht in Sekunden und die E-Mail-Adresse(n), an welche die aufgenommene Sprachnachricht gehen soll, festgelegt werden.
Soll auch die *-Taste zum Abrufen der Gruppen-Sprachansagen via Fernabfrage genutzt werden können, so kann die Funktion hier aktiviert werden.
Dafür ist allerdings eine PIN-Konfiguration erforderlich. Bei einem Anruf an die SwyxWare-Gruppenrufnummer identifiziert sich der Benutzer gegenüber der SwyxWare mit Hilfe seiner PIN und kann dann zuerst die neuen und anschließend alle vorhandenen Sprachnachrichten der Gruppe abhören, wiederholt abspielen und ggf. löschen.
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Bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Call Routing Manager (CRM) ein Skript für die gruppenbezogene Anrufweiterleitung erstellen. Andernfalls wird keine gruppenbezogene Sprachnachricht aufgezeichnet.
 
So legen Sie die Voice Box-Einstellungen für eine Gruppe fest
1 Wählen Sie im Menü Gruppen.
*Es erscheint die Liste aller Gruppen.
2 Klicken Sie in der Zeile der entsprechenden Gruppe auf .
3 Klicken Sie auf Voice Box.
Bezeichnung
Erläuterung
Willkommensansage
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Einstellungen für die Begrüßungsansage zu aktivieren.
Wählen Sie eine Ansage aus der Dropdown-Liste oder klicken Sie auf , um eine .wav-Datei hochzuladen.
Sprachnachricht aufnehmen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Aufnehmen von Sprachnachrichten für die Gruppe freizugeben.
Das Datumsformat der Voice Box richtet sich nach der Spracheinstellung des Windows Betriebssystems, d. h. ein Computer mit der Sprache Englisch (United States) wird auch ein amerikanisches Datumsformat (mm/tt/jj) für die Sprachnachrichten liefern.
Maximale Länge von Sprachnachrichten in Sekunden (3-600)
Geben Sie die maximale Aufnahmedauer für Sprachnachrichten ein.
Sprachnachrichten an folgende E-Mail-Adresse versenden
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sprachnachrichten für die Gruppe gesendet werden sollen.
Fernabfrage via *-Taste starten
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Fernabfrage seiner Standard Voice Box mit der *-Taste für die Gruppe freizugeben.
4 Klicken Sie auf Speichern.
5 Klicken Sie auf Standard-Fernabfrage.
Die Fernabfrage ermöglicht sowohl das Abhören von Sprachnachrichten als auch das Ändern der sofortigen Rufumleitung von einem beliebigen Telefonanschluss aus.
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Wenn Sie die Berechtigung „Umleitungen ändern“ für eine Gruppe freigegeben haben, können die Benutzer der Gruppe die von Ihnen festgelegten Einstellungen via SwyxIt! Classic ändern.
 
Bezeichnung
Erläuterung
PIN
Geben Sie eine PIN ein, mit der sich der Benutzer bei der Fernabfrage authentisieren kann.
PIN bestätigen
Wiederholen Sie die PIN, um Ihre Eingabe zu bestätigen.
6 Klicken Sie auf Speichern.