4.8 E-Mail-Server festlegen
Die E-Mail-Einstellungen sind notwendig für die folgenden Funktionen von Swyx:
*Willkommens- und Kennwort-Reset-E-Mails,
*Gruppen-E-Mails,
*Sprachnachrichten,
*Sprachnachricht-Transkriptionen,
*Faxnachrichten,
*Reporting von VisualGroups und Swyx for Data Center und
*technische Meldungen von Endgeräten
werden über den von Ihnen festgelegten E-Mail-Server an die Swyx Benutzer und Administratoren zugestellt.
 
Die gesendeten Nachrichten enthalten personenbezogene Daten und werden möglicherweise im Postfach des Absenders aufbewahrt. Prüfen Sie ihre Email-Server Konfiguration und stellen sie sicher, das nur berechtige Administratoren Zugriff auf das Postfach der verwendeten Absenderadresse haben.
 
 
Beachten Sie bei der Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten die jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.
 
 
Wenn der E-Mail-Modus „Microsoft 365“ genutzt wird, markiert Swyx die zu sendenden E-Mails so, dass Microsoft 365 sie nicht im Postfach des Absenders speichert.
 
 
Sie können prüfen, wie viele E-Mails noch vom Server versendet werden müssen und bei wie vielen die Zustellung nicht erfolgreich war, siehe Übersicht | E-Mail-Warteschlange
 
So legen Sie die Einstellungen für den E-Mail-Server fest
1 Wählen Sie im Menü Allgemeine Einstellungen | System.
2 Klicken Sie auf E-Mail-Server.
3 Wählen Sie den E-Mail-Modus:
Bezeichnung
Erläuterung
E-Mail-Modus
Aus
Wählen Sie diese Option, wenn Sie keinen E-Mail-Server und keine entsprechenden Funktionen bei dieser Swyx Installation verwenden.
(Diese Option ist bei einer Neuinstallation standardmäßig aktiviert.)
SMTP
Wählen Sie diese Option, wenn Sie keine Microsoft 365-Dienste verwenden.
Microsoft 365 (Exchange Online)
Diese Option unterstützt einen modernen Authentifizierungsmechanismus und steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Microsoft Entra ID als Verbunddienst konfiguriert haben, siehe 4.20 Verbunddienste über Identitätsanbieter.
 
Wenn Sie Microsoft Entra-ID als Verbunddienst konfiguriert haben, stellen Sie sicher, dass die API-Berechtigung Mail.Send hinzugefügt ist. Diese Berechtigung ist für den E-Mail-Modus Microsoft 365 (Exchange Online) notwendig. Siehe 4.20.2 Entra ID für Verbunddienste im Azure Portal einrichten, Schritt (22).
 
4 Für SMTP legen Sie die folgenden Angaben fest:
Bezeichnung
Erläuterung
SMTP-Mail-Server
Geben Sie die eindeutige Adresse des von Ihnen verwendeten E-Mail-Servers ein.
Zulässige Formate: Symbolischer Name, DNS-Name, IP-Adresse
SMTP-Port
Geben Sie den SMTP-Port ein, über den der E-Mail-Server erreichbar ist.
Senderadresse
Geben Sie die E-Mail-Absenderadresse für alle Voicemails, Willkommens- und Kennwort-Reset-E-Mails ein, die via SwyxServer an Swyx Benutzer zugestellt werden (z. B. SwyxServer@company.com).
Die Adresse muss in Abhängigkeit vom verwendeten E-Mail-Server gewählt werden. Einige E-Mail-Server unterstützen eine völlig freie Wahl von Absenderadressen, andere erfordern, dass die Adresse so bei Ihnen hinterlegt ist. In jedem Fall sollte die Domänen-Bezeichnung (z. B. „@company.com”) identisch mit einer der durch den E-Mail-Server verwalteten Domänen sein.
SMTP-Authentifizierung aktivieren
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Authentisierung am E-Mail-Server nach Spezifikation RFC 2554 zu aktivieren.
Unterstützte Verfahren: "LOGIN", "PLAIN", "CRAM-MD5"
Benutzername
Geben Sie einen Benutzernamen zur Authentisierung von SwyxServer am E-Mail-Server ein.
Kennwort
Geben Sie ein Kennwort zur Authentisierung von SwyxServer am E-Mail-Server ein.
SSL verwenden
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Verbindung zum E-Mail-Server zu verschlüsseln.
Wenn Sie SSL verwenden, müssen Sie in der Regel auch einen anderen SMTP Port einstellen.
5 Wenn Sie Microsoft 365 (Exchange Online) verwenden, müssen Sie die Senderadresse festlegen entsprechend der Beschreibung im vorherigen Schritt.
6 Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um eine E-Mail über den festgelegten E-Mail-Server an die festgelegte Absenderadresse zu senden.
7 Klicken Sie auf Speichern.