Per utente si intende una persona, un gruppo oppure un luogo (p.e. la sala riunioni), per la/il quale sia stato creato un account su SwyxServer. Ad ogni account su SwyxServer è abbinato un nome utente, un numero personale di identificazione PIN (Personal Identification Number) e generalmente un account Windows (oppure anche più di uno). Il PIN è necessario usando SwyxPhone, il telefono da tavolo della famiglia di prodotti SwyxWare e nel caso di interrogazione remota, per autentificare l'utente.

Avviando SwyxIt! viene utilizzato automaticamente il proprio account di Windows attuale per verificare il diritto di accesso e per riconoscere l'account impostato su SwyxServer. Ove SwyxServer non fosse in grado di trovare nessun account SwyxServer per il proprio account Windows, SwyxIt! verrà terminato segnalando l'errore. Se su SwyxServer esistono invece più account per il proprio account Windows, SwyxIt! richiederà di scegliere uno di essi.

Le impostazioni personali di ogni utente vengono salvate centralmente su SwyxServer (per esempio registrazioni nella rubrica personale, regole per la devizione di chiamate, abbinamento di interni su determinate linee).

Dovendo dividere un apparecchio SwyxPhone con un altro utente, l'amministratore dovrà impostare un account utente comune per entrambi. In questo caso sarà necessario mettersi d'accordo sulla password da usare e sulle impostazioni, perchè entrambi possano eventualmente apportare delle modifiche.