• 2 Call Routing
2 Call Routing
Mit Hilfe der Call Routing-Funktion können Sie festlegen, wie mit für Sie eingehenden Anrufen in bestimmten Situationen verfahren wird. So können Sie beispielsweise Folgendes automatisieren:
*Anrufe am Wochenende
Anrufer, die Sie am Wochenende im Büro erreichen möchten hören z.B. die Nachricht „Am Wochenende ist unser Büro nicht besetzt. Sie können jetzt eine Nachricht hinterlassen“. Die Sprachnachricht des Anrufers wird dann aufgezeichnet, und per E-Mail an Sie weitergeleitet.
Es ist auch möglich, zusätzliche Bedingungen und Ausnahmen zu definieren. Das Verhalten am Wochenende kann nun so verfeinert werden, dass die Ansage „Am Wochenende...“ alle Anrufer hören, ausgenommen Anrufer von Ihrem eigenen Privatanschluss (Identifizierung der Rufnummer vorausgesetzt). Wenn Sie also am Wochenende arbeiten, werden Sie grundsätzlich nicht gestört, aber Ihre Familie kann Sie trotzdem erreichen.
*Anrufe während des Urlaubs
Anrufer hören die Nachricht, dass Sie bis zu einem bestimmten Termin im Urlaub sind und wer Sie vertritt. Danach erfolgt automatisch das Durchstellen zu Ihrer Vertretung.
*Verhalten während Abwesenheit oder während Besprechungen
Es ist möglich, Termine, die Sie im Kalender (Microsoft Outlook/Exchange-Kalender oder Lotus/IBM/HCL Notes-Kalender) eingetragen haben, in den Regeln zu nutzen. Dann können Sie einem Anrufer gezielt mitteilen, dass Sie sich in einer Besprechung befinden und nicht gestört werden möchten. Der Anrufer kann dann z.B. eine Nachricht hinterlassen und Sie können sich nach Ihrer Besprechung um diesen Anrufer kümmern oder Sie lassen sogar spezielle Anrufer auf Ihr Mobiltelefon umleiten.
*Zugang zu einem Konferenzraum
Ist ein Konferenzraum eingerichtet worden, so kann für diesen ein Kalender angelegt werden. Zu Terminen, die im Kalender festgelegt sind, ist dieser Konferenzraum zu erreichen. Außerhalb dieser Zeiten wird dem Anrufer z.B. eine Ansage vorgespielt. Zur Nutzung der Konferenz-Funktionalitäten muss das Optionspaket „SwyxConference“ installiert worden sein.
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Beachten Sie bei der Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten die jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.
 
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Um die Kalender-Funktionalität nutzen zu können, muss der Microsoft Exchange Server bzw. der IBM Domino Server entsprechend konfiguriert sein.
 
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In SwyxWare for DataCenter und SwyxON steht die Kalender-Funktionalität nicht zur Verfügung.
 
SwyxIt! Classic stellt einige bereits vorkonfigurierte, sogenannte Systemregeln, zur Verfügung, über die Sie für Sie eingehende Anrufe steuern können (z. B. „Umleiten bei Besetzt“, „Sofortige Umleitung“). Oft reichen aber die in SwyxIt! Classic direkt einstellbaren Angaben nicht aus. Mit Hilfe des Call Routing Managers können Sie ein komplexes Regelwerk für Ihre Rufbehandlung erstellen.
Das Call Routing greift auf ein Regelbuch zu. In diesem Regelbuch sind alle Regeln in einer definierbaren Reihenfolge enthalten. Es prüft jeden eingehenden Anruf automatisch anhand der dort gespeicherten Regeln entsprechend der festgelegten Reihenfolge. Die Aktionen der ersten zutreffenden Regel werden ausgeführt. Bei der Erstellung und Bearbeitung des Regelbuchs hilft Ihnen der Regel-Assistent.
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Die Benutzung des Call Routing Managers muss vom Administrator für Sie freigegeben werden.
 
Innerhalb des Call Routing Managers können Sie für die Erstellung komplexer Regeln den Grafischen Skript Editor einsetzen. Dieser visualisiert die Regelabläufe in einer grafischen Form. Weitere Informationen entnehmen Sie der Dokumentation „Grafischer Skript Editor“.