In einer Gruppe werden Teilnehmer zu einer logischen Einheit zusammengefasst. Die Einrichtung der Gruppen und die Zuordnung von Mitgliedern erfolgt durch den Administrator. So können zum Beispiel alle Vertriebsmitarbeiter innerhalb eines Unternehmens zu einer Gruppe zusammengefasst werden, die Sie mit „Vertrieb“ bezeichnen. Die Gruppe selbst hat eine eigene Durchwahl (Gruppen-Durchwahl).

Bei Anrufen für die Gruppen-Durchwahl klingelt das Telefon bei allen Mitgliedern der Gruppe (Gruppenruf). Das Telefongespräch kann dann von jedem Gruppenmitglied angenommen werden. Der Administrator kann jedoch auch Gruppen mit einer bestimmten Rufverteilung definieren. Dabei wird der Anruf je nach Definition zuerst an ein bestimmtes Gruppenmitglied geleitet - wird er dort nicht angenommen, weil der Mitarbeiter z. B. nicht am Platz ist oder bereits telefoniert, wird der Anruf an das nächste Gruppenmitglied weitergeleitet. Dabei kann der Administrator eine Reihenfolge definieren, in der die Gruppenmitglieder angewählt werden, oder auch eine zufällige Rufverteilung festlegen.