1.2 Importer/exporter des entrées dans l'annuaire
Vous pouvez exporter les entrées de votre annuaire personnel vers un fichier séparé par point virgule (.CSV) ou bien importer des entrées depuis ce même fichier.
Comment exporter des entrées de l'annuaire
1 Vous avez plusieurs options :
Cliquez sur la touche « Annuaire » ou
cliquez dans la barre de menu sur « Listes | Annuaire... » ou
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'interface utilisateur de SwyxIt! Classic, puis sélectionnez « Listes | Annuaire... ».
La fenêtre « Annuaire » s'ouvre.
2 Cliquez sur « Autres|Export.... » dans la barre d'outils.
L'assistant d'exportation s'ouvre. Il vous aide à exporter les entrées de votre annuaire.
3 Cliquez sur « Suivant > ».
L'écran affiche « Sélectionnez les entrées d'annuaire à exporter ».
4 Décochez la case située devant les entrées que vous ne souhaitez pas exporter.
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Pour activer/désactiver plusieurs entrées à la fois, sélectionnez celles-ci en cliquant sur la première entrée puis sur les autres, tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Toutes les entrées sélectionnées sont surlignées. Vous pouvez alors modifier l'activation des entrées sélectionnées en appuyant sur la barre d'espace.
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5 Cliquez sur « Suivant > ».
L'écran affiche « Sélectionnez un fichier cible ».
6 Sélectionnez ici le répertoire ou le nom du fichier où les entrées exportées doivent être enregistrées.
7 Vous pouvez également indiquer si les entrées doivent être ajoutées à un fichier existant ou si le fichier existant éventuel doit être remplacé.
8 Si les noms des colonnes (nom, numéro de téléphone) doivent apparaitre dans la première ligne du fichier, activez la case correspondante.
9 Cliquez sur « Suivant > ».
Avant l'exportation, vous verrez apparaître un aperçu des paramètres d'exportation.
Pour effectuer d'autres modifications, cliquez sur « Retour » puis modifiez les paramètres.
10 Cliquez sur « Suivant > » pour commencer à exporter les données.
11 L'écran affiche « Fin de l'assistant d'exportation de l'annuaire ».
12 Cliquez sur « Terminer ».
L'assistant d'exportation se referme.
13 Cliquez sur « Fermer » pour fermer la fenêtre.
Comment importer les entrées dans votre annuaire
1 Vous avez plusieurs options :
Cliquez sur la touche « Annuaire » ou
cliquez dans la barre de menu sur « Listes | Annuaire... » ou
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'interface utilisateur de SwyxIt! Classic, puis sélectionnez « Listes | Annuaire... ».
La fenêtre « Annuaire » s'ouvre.
2 Cliquez sur « Autres|Import.... » dans la barre d'outils.
La fenêtre d'importation s'ouvre. L'assistant vous aide à importer les entrées dans votre annuaire personnel.
3 Cliquez sur « Suivant > ».
L'écran affiche « Sélectionnez un fichier cible ».
4 Entrez le nom du fichier à partir duquel les entrées doivent être importées.
Une fois le fichier sélectionné, les entrées sont vérifiées et apparaissent dans la fenêtre. Est également affiché le nombre d'entrées (lignes) du fichier et si certaines des entrées sont endommagées.
Les entrées invalides sont indiquées dans la fenêtre par « ****Lignes invalides ! **** ».
Vous pouvez modifier le fichier avant de l'importer.
5 Pour ce faire, cliquez sur « Édition... ». Le programme de traitement de texte s'ouvre. Vous pouvez alors modifier, supprimer ou ajouter de nouvelles entrées. Enregistrez vos modifications puis fermez le fichier.
6 Si vous avez procédé à des modifications dans le fichier d'importation, cliquez sur « Recharger... ».
Le fichier est de nouveau vérifié.
7 Cliquez sur « Suivant > ».
Une fenêtre s'affiche « Sélectionnez les entrées d'annuaire à importer »
Décochez la case située devant les entrées que vous ne souhaitez pas importer.
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Pour activer/désactiver plusieurs entrées à la fois, sélectionnez celles-ci en cliquant sur la première entrée puis sur les autres, tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Toutes les entrées sélectionnées sont surlignées. Vous pouvez alors modifier l'activation des entrées sélectionnées en appuyant sur la barre d'espace.
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8 Cliquez sur « Suivant > ».
9 Une fenêtre s'affiche « Supprimer l'annuaire existant avec l'importation ».
Activez la case de contrôle « Supprimer l'annuaire existant avant d'importer », si vous souhaitez remplacer l'annuaire existant par celui que vous importez.
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Toutes les entrées de l'annuaire en cours sont supprimées.
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Décochez la case pour ajouter les entrées importées à votre annuaire actuel.
Dans ce cas, vous devez indiquer
si les entrées d'annuaire existantes ayant le même numéro de téléphone/URI mais un autre nom doivent être mises à jour ou
si les entrées d'annuaire existantes ayant le même numéro de téléphone/URI mais un autre nom doivent être ignorées.
Avant l'importation, un aperçu des paramètres d'importation apparaît.
Pour effectuer d'autres modifications, cliquez sur « Retour » puis modifiez les paramètres.
10 Cliquez sur « Suivant > ».
Une fenêtre s'affiche « Fermeture de l'assistant d'importation ».
Est ainsi indiqué combien et quelles entrées ont été ajoutées, mises à jour ou ignorées.
11 Cliquez sur « Terminer ».
L'assistant d'importation se referme.
12 Cliquez sur « Fermer » pour fermer la fenêtre.
