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24.9 Formularhinterlegung
SwyxFax bietet die Möglichkeit, den Faxdokumenten vor dem Versand Formulare wie z. B. Briefpapier zu unterlegen. Hierbei handelt es sich um Grafikdateien, die in der Datenbank gespeichert sind und dem Fax beim Versand unterlegt werden.
Sie können für die erste Seite (nach dem Deckblatt) und alle weiteren Seiten eines Faxdokuments unterschiedliche Formulare bestimmen. In SwyxFax Client können Sie dabei aus den in der Datenbank vorhandenen Formularen auswählen.
Die Formulare müssen als PCX-Datei in der Datenbank hinterlegt werden in der Kategorie „Fax Letterhead“. Siehe 7.5.10 Registerkarte „Dateien“.
Format der Formulardateien
Die PCX-Grafiken müssen eine Auflösung 1728 x 2338 haben und dürfen zweifarbig sein. Sie können eine solche PCX-Datei mit Hilfe eines Grafik-Programms erstellen (z. B. mit IrfanView). Alternativ wird im Folgenden beschrieben, wie Sie eine solche Datei mit Hilfe von SwyxFax Client erstellen können.
So erstellen Sie ein Formular
1 Entwerfen Sie in einer Anwendung (beispielsweise Microsoft Word) ein neues Formular.
Achten Sie darauf, dass das Formular das Format DIN A4 hat, da es sonst Probleme bei der Unterlegung der zu versendenden Dokumente gibt.
2 Drucken Sie das erstellte Dokument aus dieser Anwendung heraus und wählen Sie den Drucker „SwyxFax“.
Es wird der Versendedialog von SwyxFax Client aufgerufen.
3 Schalten Sie die Option „Deckblatt versenden“ aus, geben Sie im Feld „Fax“ Ihre eigene Faxdurchwahl an und versenden Sie das Fax.
4 Nach kurzer Zeit (Aktualisierungsintervall) erscheint das gesendete Fax im Faxeingang Ihres SwyxFax Client.
5 Markieren Sie das Fax im Faxeingang und rufen Sie das Kontextmenü auf (rechte Maustaste).
6 Wählen Sie „Export...“.
Das Fenster „Fax exportieren...“ öffnet sich.
7 Lassen Sie die von Ihnen als Formular erstellte Seite anzeigen und wählen Sie „Export...“.
8 Wählen Sie dann das Format „PCX“ und speichern Sie die angezeigte Seite ab. Die Funktion „Export“ speichert immer nur die aktuell angezeigte Seite ab.
9 Die so erstellte PCX-Datei kann anschließend in die Datenbank geladen werden in der Kategorie „Fax Letterhead“. Aktivieren Sie die Option „Privat“ nicht, so steht diese Vorlage allen SwyxFax Client-Benutzern als Formular zur Verfügung. Siehe 7.5.10 Registerkarte „Dateien“.