12.3 Sekretariat
Üblicherweise bekommt der Vorgesetzte keine Anrufe direkt zugestellt, sondern alle für ihn (d. h. alle seine Rufnummern) eingehenden Rufe werden zur eingestellten Sekretariatsrufnummer umgeleitet. Das Sekretariat nimmt demnach sowohl die eigenen, als auch die für den Vorgesetzten bestimmten Rufe entgegen. Alle Anrufe, die das Sekretariat erhält, werden auch auf dem Display des Vorgesetzten-Telefons angezeigt und nach einer voreingestellten Zeit mittels Aufmerksamkeitston an diesen signalisiert. Die für den Vorgesetzten eingehenden Rufe werden vom Sekretariat nach (oder ohne) Rückfrage an den Vorgesetzten verbunden.
Das oben geschilderte Szenario, welches bei konventionellen Telefonanlagen oft als Chef-Sekretariats-Funktion (CheSe) bezeichnet wird, stellt aus Sicht von SwyxWare eine Kombination verschiedener Parameter dar, welche für die beteiligten Benutzer entsprechend zu konfigurieren sind.
Die SwyxWare Administration stellt einen Assistenten bereit, der die Einrichtung einer Sekretariats-Konfiguration mit nur wenigen Mausklicks ermöglicht.
Gestartet wird dieser Assistent über die „Sekretariat“-Registerkarte. Diese können Sie sowohl über das Kontextmenü des in der Detailansicht markierten Benutzers, als auch über das entsprechende Symbol in der Werkzeugleiste öffnen. Die Registerkarte gibt eine Übersicht über die Sekretariats-Konfigurationen, in welchen der jeweilige Benutzer involviert ist. Im oberen Teil („...ist Sekretariat von“) sind die Vorgesetzten aufgelistet, für die der Benutzer eine Sekretariats-Funktion übernommen hat. Übt der Benutzer eine Vorgesetzten-Funktion aus, so ist das entsprechende Sekretariat in der unteren Listenansicht („...ist Manager von“) aufgeführt. Über die Betätigung der entsprechend bezeichneten Taste neben den Listenansichten können Sie neue Sekretariats-Konfigurationen für den Benutzer einrichten, oder bestehende Konfigurationen aufheben.
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Ein Benutzer kann die Sekretariats-Funktion für mehrere Vorgesetzte übernehmen, jedem Vorgesetzten ist aber nur genau ein Sekretariat zuzuordnen. Daher wird nach dem Einrichten einer Sekretariats-Konfiguration bei welcher der Benutzer die Vorgesetzten-Funktion übernimmt „Hinzufügen“ für die untere Listenansicht deaktiviert.
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So richten Sie eine neue Sekretariats-Konfiguration ein
1 Je nachdem ob der Benutzer die Sekretariats- oder die Vorgesetzten-Funktion übernehmen soll, klicken Sie auf „Hinzufügen“ in der oberen oder unteren Listenansicht. Der Assistent zur Einrichtung der Sekretariats-Konfiguration wird geöffnet.
2 Wählen Sie auf der Startseite den zweiten Benutzer für die Sekretariats-Konfiguration aus der Liste aus. Wurde der Assistent über „Hinzufügen“ in der oberen Listenansicht geöffnet, wird dem hier selektierten Benutzer die Funktion des Vorgesetzten, andernfalls die des Sekretariats zugewiesen.
3 Legen Sie auf der Folgeseite fest, welche SwyxWare-Parameter für die Sekretariats-Konfiguration angepasst werden sollen. Diese Parameter beinhalten einerseits die im Zusammenhang mit einer CheSe-Funktionalität sinnvollen Rufumleitungen, wie die sofortige und verzögerte Umleitung von Anrufen für den Vorgesetzten an das Sekretariat und die verzögerte Umleitung von Rufen für das Sekretariat an die Standard Voice Box. Anderseits kann hier für SwyxPhone und SwyxIt! Classic festgelegt werden, ob zwischen den beiden Benutzern die wechselseitige Ruf- und Statussignalisierung aktiviert werden soll und ob jeweils eine Namenstaste für den Konfigurations-Partner eingerichtet wird. Alle bisher genannten Optionen werden automatisch vorselektiert. Möchten Sie außerdem, dass beide Benutzer dieselbe SwyxIt! Classic-Skin benutzen, so aktivieren Sie bitte das entsprechende Kontrollkästchen. Die Anzahl der noch folgenden Dialoge innerhalb des Assistenten hängt von der von Ihnen auf dieser Seite getroffenen Auswahl ab:
4 Haben Sie die Option „Konfiguration der ersten Namenstaste des Managers mit der Rufnummer des Sekretariats und umgekehrt“ aktiviert, erscheint nun der entsprechende Konfigurationsdialog. Falls für die beiden involvierten Benutzer schon konfigurierte Namenstasten vorliegen, können Sie hier festlegen, ob die vorhandene erste Namenstaste überschrieben wird, oder ob eine neue Namenstaste hinzugefügt wird. Falls für einen Benutzer mehrere Rufnummern zur Verfügung stehen, können Sie diejenige aus einer Liste auswählen, welche für die Belegung der Namenstaste verwendet werden soll.
5 Haben Sie die Option „Die gleiche SwyxIt! Classic Skin für den Manager und das Sekretariat verwenden“ aktiviert, erscheint ein Dialog mit dessen Hilfe Sie festlegen, ob die Skin des Vorgesetzten oder die des Sekretariats als gemeinsame Skin verwendet wird.
6 Auf der letzten Assistentenseite erhalten Sie einen Überblick über die Benutzereigenschaften, die im Zuge der neuen Sekretariats-Konfiguration verändert werden. Durch Klicken auf „Fertig stellen“ starten Sie den Konfigurationsvorgang, der einen Moment in Anspruch nehmen kann. Nach Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung der neuen Sekretariats-Konfiguration kehren Sie automatisch auf die „Sekretariat“-Registerkarte zurück. Dort sollte nun der Benutzer zu dem die neue Sekretariats-Beziehung aufgebaut wurde in der entsprechenden Listenansicht erscheinen.
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Eventuelle Änderungen der SwyxIt! Classic-Skin werden bei dem betroffenen Benutzer erst nach Neuanmeldung am SwyxServer wirksam!
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So entfernen Sie eine bestehende Sekretariats-Konfiguration
1 Öffnen Sie die Registerkarte „Sekretariat“ für einen der beteiligten Benutzer.
2 Wählen Sie auf der Registerkarte „Sekretariat“ den Benutzer aus, für den die Sekretariats-Konfiguration aufgehoben werden soll.
3 Klicken Sie auf „Entfernen“ neben der entsprechenden Listenansicht, in welcher der Benutzer ausgewählt wurde.
Es öffnet sich nun der Assistent zur Aufhebung einer Sekretariats-Konfiguration.
4 Auf der Startseite sind noch einmal die beiden Benutzer aufgeführt, zwischen denen die Sekretariats-Konfiguration aufgehoben werden soll. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie die Konfiguration wirklich entfernen wollen.
5 Der folgende Dialog ermöglicht die Auswahl der einzelnen SwyxWare-Parameter, die im Zuge der Aufhebung der Sekretariats-Beziehung zwischen den beiden Benutzern zurückgesetzt werden sollen. Parameter, die seit dem Anlegen der Sekretariats-Konfiguration von Ihnen oder einem der Benutzer manuell zurückgesetzt wurden, erscheinen abgeblendet und lassen sich dementsprechend nicht auswählen.
6 Klicken Sie auf „Fertig stellen“.
Die von Ihnen ausgewählten Parameter werden rekonfiguriert. Nach erfolgreicher Aufhebung der Sekretariats-Konfiguration kehren Sie automatisch auf die Registerkarte „Sekretariat“ zurück.
