Fax-Weiterleitung als Faxmail oder gedrucktes Dokument

24.8 Fax-Weiterleitung als Faxmail oder gedrucktes Dokument

SwyxFax unterstützt die Zustellung von Faxdokumenten über E-Mail. SwyxFax benutzt hierzu denselben Mail-Server, der auch von SwyxServer für den Versand der Sprachnachrichten verwandt wird. In der Benutzer-Administration müssen lediglich die E-Mail-Adressen für die Weiterleitung eingegeben werden.

Beachten Sie bei der Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten die jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

Die Fax-Weiterleitung bezieht sich auf alle Fax-Dokumente, die ein Benutzer erhält, unabhängig davon, ob dieser Benutzer verschiedene Faxnummern hat.

Format der Faxmail

Die Faxmail enthält nicht nur das gesendete Dokument als Anhang, sondern auch Informationen über das Dokument in der Betreff-Zeile und im Text der E-Mail.

Betreff-Zeile

Fax von Station <Rufnummer des Senders> (<Name des Senders>, soweit dieser aufgelöst werden kann>)

E-Mail Text

Der E-Mail Text enthält detaillierte Informationen zu dem Fax-Vorgang:

Absender-Informationen

Nummer, Name, (soweit dieser aufgelöst werden kann) und die übermittelte Faxstation-ID.

Empfänger-Informationen, wie z. B. die Ziel-Faxnummer

Informationen über den Sendevorgang

Datum (tt.mm.jjjj hh:mm), Anzahl der Seiten, Dauer des Sendevorgangs (mm:ss), die Auflösung (in dpi), die Geschwindigkeit (Baudrate, internes Fax), den Status (z. B. Empfangsfehler, Erfolgreiche Übertragung)

Name der angehängten Datei

Die angehängte Datei hat einen Namen, der aus den verschiedenen Parametern zusammengesetzt ist und dadurch einmalig wird, so dass das Dokument direkt unter diesem Namen eindeutig abgelegt werden kann:

faxdoc-

<Datum im Format ttmmjj>-

<Uhrzeit im Format hhmm>-

<Nummer des Senders>-

<Name des Senders, soweit dieser aufgelöst werden kann>.

So richten Sie die Weiterleitung als Faxmail ein

1 Öffnen Sie die Liste der Benutzer.

2 Öffnen Sie im Kontextmenü die Benutzer-Eigenschaften.

Es öffnen sich die Administrator-Eigenschaften des Benutzers.

3 Wählen Sie den Dialog „Nummern...“.

4 Wechseln Sie zur Registerkarte „SwyxFax Nummern“.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fax Weiterleitung konfigurieren...“.

6 Es öffnet sich die Registerkarte „Fax-Weiterleitungen“.

7 Wählen Sie die Art der Weiterleitung. Sie können auch mehrere Optionen auswählen:

SwyxFax Client

In diesem Fall wird das Fax-Dokument auf dem SwyxFax Server hinterlegt und kann von dem SwyxWare Benutzer mithilfe des SwyxFax Client abgerufen werden.

E-Mail mit Faxanhang

Geben die E-Mail-Adresse (z. B. „benutzer@firma.de“) ein, zu der eine Faxmail versandt werden soll.

Wählen Sie das Format des E-Mail-Anhangs aus. Das Faxdokument kann der E-Mail im TIFF- und/oder im PDF-Format angehängt werden. Wählen Sie „TIFF und PDF“ aus, so werden der E-Mail zwei Anhänge hinzugefügt.

Drucken

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie jedes Fax an diese Faxdurchwahl auch auf dem Drucker ausgeben wollen. Es ist auch möglich hier mehrere Drucker anzugeben.

8 Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf „OK“.

Wenn Sie ein Fax über E-Mail zustellen lassen wollen, müssen Sie die Internet-Notation für E-Mail-Adressen verwenden, d. h. die Adresse muss ein „@“-Symbol enthalten.

Legen Sie für einen Benutzer die Weiterleitung nur per E-Mail fest, wird das Fax aus der SwyxFax Server-Verwaltung gelöscht, nachdem es an den E-Mail-Server übergeben wurde.

Die einer E-Mail angehängten Faxdokumente können TIFF- oder PDF-Dateien sein. Diese Dateien werden auf den Betriebssystem Windows XP automatisch mit einem vorhandenen Programm (Windows Bild und Faxanzeige oder Microsoft Office Document Imaging) geöffnet. Für das Öffnen von PDF-Dokumenten benötigen Sie den Adobe Acrobat Reader. Diesen finden Sie auf Ihrer SwyxWare DVD.

Innerhalb von SwyxFax werden die Faxdokumente als DCX-Datei abgelegt. SwyxFax Client benutzt für die Anzeige dieser Dokumente den SwyxFax Client Viewer.