22.4 Fernabfrage
Die Fernabfrage ermöglicht dem Benutzer sowohl das Abhören der Sprachnachrichten als auch das Ändern der sofortigen Rufumleitung von einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an die eigene SwyxWare Rufnummer identifiziert sich der Benutzer gegenüber SwyxWare mit Hilfe seiner Fernabfrage-PIN und kann dann zuerst die neuen und anschließend alle vorhandenen Sprachnachrichten abhören, wiederholen und ggf. löschen.
Bei der Konfiguration der Voice Box muss angegeben werden, dass man durch Drücken der *-Taste zur Fernabfrage gelangen kann. Nach Eingabe und Überprüfung der PIN stehen dem Anrufer verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Diese können aus den Menüs ausgewählt werden.
Zur Änderung der Rufumleitung folgen Sie den Anweisungen des Fernabfrage-Menüs. SwyxIt! Classic-Benutzer können die Fernabfrage innerhalb der Rufumleitung selber konfigurieren. Für die SwyxPhone-Benutzer muss der Administrator diese Fernabfrage-Funktionalität einrichten. Siehe auch https://help.enreach.com/cpe/latest.version/Client/Swyx/de-DE/index.html#context/help/remote_inquiry_$.
So richten Sie die Fernabfrage für einen Benutzer ein
1 Öffnen Sie die Benutzer-Eigenschaften und wählen Sie den Dialog „Umleitungen“ aus.
2 Legen Sie die Standard Voice Box fest und aktivieren Sie dabei die Option „Fernabfrage mit Hilfe der *-Taste starten“
Die Ansage der Standard Voice Box gibt die Möglichkeit mit Hilfe der *-Taste in das Menü der Fernabfrage zu gelangen.
3 Legen Sie anschließend die PIN für die Fernabfrage fest, siehe 11.2.5.5 Registerkarte „Standard-Fernabfrage“.
4 Stellen Sie sicher, dass man durch einen Anruf in das Menü der Fernabfrage gelangen kann.
Umleitungskonfiguration für die Fernabfrage
Um Sprachnachrichten aus der Ferne abzuhören, muss die Umleitung so eingerichtet sein, dass man durch einen Anruf in das Menü der Fernabfrage gelangen kann:
*Sind bisher keine weiteren Call Routing-Regeln aktiviert, richten Sie die „Verzögerte Umleitung“ so ein, dass ein Anruf an die Standard Voice Box umgeleitet wird. Um den Zugang zur Fernabfrage auch nach Änderung der sofortigen Rufumleitung sicherzustellen, öffnen Sie den Call Routing Manager und priorisieren die Umleitungsregel „Verzögerte Umleitung“, in dem Sie die Regel „Verzögerte Umleitung“ an den Anfang stellen. Während der Begrüßungsansage gelangt der Anrufer dann mit Hilfe der *-Taste in des Menü der Fernabfrage.
*Sind Call Routing-Regeln aktiviert, achten Sie darauf, dass dort die Möglichkeit zur Fernabfrage gegeben wird. Siehe auch https://help.enreach.com/cpe/latest.version/CRM/Swyx/de-DE/#context/help/remote_inquiry_$.
*Sind keine Call Routing-Regeln aktiviert und wird dann die sofortige Rufumleitung geändert (z. B. statt zur Standard Voice Box zu einer anderen Rufnummer), so hat der Anrufer anschließend keine Möglichkeit mehr zur Fernabfrage zu gelangen, d. h. er kann per Fernabfrage die sofortige Rufumleitung nicht mehr ändern oder deaktivieren. Um dies zu verhindern, erzeugen Sie eine Call Routing-Regel, welche in der Liste der Regeln vor der sofortigen Umleitung einsortiert ist. Eine solche Regel könnte z. B. Rufe, die von Ihrem Mobiltelefon kommen, immer auf die Voice Box leiten. Damit werden Sie bei einem Anruf von Ihrem Mobiltelefon aus immer auf Ihre Voice Box geleitet und damit zur Fernabfrage.
Konfigurieren Sie die Fernabfrage innerhalb einer Umleitung bzw. Systemregel, so wird die Benutzer-PIN immer abgefragt, ein Kontrollkästchen hierfür existiert nicht. Ruft der Benutzer von seiner eigenen Durchwahl an, für die diese Umleitung konfiguriert wurde, so wird die PIN nicht abgefragt.
Übersicht über die Menüs der Fernabfrage
Ruft ein Benutzer die Fernabfrage an, so erhält er nach der Ansage wie viele neue Sprachnachrichten er erhalten hat die Ansage des Hauptmenüs. Hier kann er die alten Sprachnachrichten abhören oder weitere Konfigurationen vornehmen.
Hauptmenü
Taste
Erläuterung
0
Beenden der Fernabfrage (= Auflegen)
1
Abfragen der Sprachnachrichten
4
Ändern der sofortigen Rufumleitung
7
Löschen aller Sprachnachrichten
Das Löschen muss noch einmal mit der #-Taste bestätigt werden.
#
Hilfe
Während der Ausgabe einer Sprachnachricht stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
Taste
Erläuterung
1
Zurück zum Anfang der Sprachnachricht
3
Weiter zum Ende der Sprachnachricht
4
Springt 10 Sekunden zurück
5
Stoppt bzw. startet die Ausgabe der Sprachnachricht
6
Springt 10 Sekunden vorwärts
7
Wechselt zur vorherigen Sprachnachricht
8
Wechselt zur nächsten Sprachnachricht
9
Zum Hauptmenü
*
Wechselt zur nächsten Information der Sprachnachricht (Datum, Uhrzeit, Nummer, Inhalt)
#
Hilfe
Nach jeder abgehörten Sprachnachricht stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
Taste
Erläuterung
0
Verbinden mit dem Anrufer (falls die Rufnummer bekannt ist)
1
Wiederholen der ausgegebenen Nachricht
3
Löschen der ausgegebenen Sprachnachricht. Der Löschvorgang muss mit der *-Taste bestätigt werden
9
Zum Hauptmenü
Konfigurationsmenü der sofortigen Umleitung
Taste
Erläuterung
0
Aktivieren der sofortigen Umleitung zu der Rufnummer, von der Sie gerade anrufen.
Diese Möglichkeit wird Ihnen nur dann angeboten, wenn SwyxWare die Rufnummer erkannt hat.
1
Aktivieren der sofortigen Umleitung zu einer Zielrufnummer.
Die sofortige Umleitung zur gespeicherten Zielrufnummer wird aktiviert. Ist keine Zielrufnummer gespeichert, so werden Sie aufgefordert eine Rufnummer einzugeben.
2
Aktiveren der sofortigen Umleitung zur Voice Box
Die Umleitung zu Ihrer Standard Voice Box wird aktiviert.
3
Ausschalten der sofortigen Umleitung
Die sofortige Umleitung wird ausgeschaltet. Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall weitere Regeln des Call Routing Managers angewendet werden können.
4
Speichern einer neuen Zielrufnummer für die sofortige Rufumleitung
Hier können Sie eine neue Zielrufnummer eingeben und mit ’#’ beenden. Anschließend wird die sofortige Umleitung zu dieser Nummer aktiviert.
5
Ausgabe des aktuellen Status der Rufumleitung
Der aktuelle Status der sofortigen Umleitung wird ausgegeben.
6
Aufzeichnung einer neuen Ansage für die Standard Voice Box
Die aktuelle Ansage wird vorgespielt. Sie können diese ändern (1).
Die Aufzeichnung kann anschließend
1: gespeichert werden
2: abgehört werden
3: erneut aufgenommen werden.
9. Zurück zum Hauptmenü
Wird die neue Ansage nicht gespeichert, so wird die vorhergehende Ansage weiterhin verwandt.
9
Beenden der Fernkonfiguration
Die Fernkonfiguration der sofortigen Umleitung wird beendet und Sie kehren zum Hauptmenü zurück.
#
Hilfe
Namensansage
Um anderen internen Teilnehmern außer der Rufnummer auch den Namen des Anrufers vorzuspielen, wird für jeden Benutzer beim ersten Start von SwyxIt! Classic mit Hilfe des Ansagen-Assistenten eine Datei mit der Bezeichnung ’name.wav’ aufgenommen und als Benutzerdatei in der Datenbank abgespeichert. Vor dem Abspielen der Sprachnachricht wird dann über die Rufnummer der interne Anrufer identifiziert und die Datei ’name.wav’ aus dessen persönlichen Dateien abgespielt. Alternativ kann der Administrator für jeden Benutzer eine WAV-Datei in der Datenbank ablegen, die den gesprochenen Namen des Benutzer enthält und diesen Namen als Dateinamen hat.
Beispiel:
Für Benutzer „Otto Müller“ legt man dort eine Datei „Otto Müller.wav“ ab, die den gesprochenen Namen „Otto Müller“ enthält. Hat Otto Müller einem anderen Benutzer Meier eine Sprachnachricht hinterlassen, so wird Herrn Meier beim Abfragen der Sprachnachricht nicht nur die Nummer angesagt, sondern „Otto Müller.wav“ vorgespielt.
Die Namensansage funktioniert auch für eingehende externe Rufe, wenn für einen solchen Ruf die Rufnummer signalisiert wird und ein passender Eintrag im globalen oder privaten Telefonbuch existiert.
Beispiel:
Ein Anrufer von 00123456789 hinterlässt eine Sprachnachricht bei Benutzer Meier. Im globalen Telefonbuch ist für die Nummer 00123456789 der Name „Muster AG (Frau Schmidt)“ eingetragen. Legt man nun in obiges Verzeichnis eine WAV-Datei mit Namen „Muster AG (Frau Schmidt).wav“, so wird diese abgespielt, wenn Herr Meier seine Sprachnachricht per Fernabfrage abhört.