7.6.1 Import und Export von Telefonbüchern
Sie können ein Telefonbuch oder eine Benutzerliste z. B. aus einer anderen Filiale, hier importieren. Voraussetzung für den Import aus einer Liste ist, dass die Einträge jeweils in einer eigenen Zeile stehen und die Felder eines Eintrags in Anführungszeichen stehen und durch Semikolon getrennt sind.
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Besteht eine Verbindung über einen SwyxLink-Trunk zum SwyxServer der Filiale, so werden die Benutzer des anderen Servers automatisch im Globalen Telefonbuch dieses SwyxServer sichtbar und umgekehrt. Ein Import des Telefonbuchs ist somit überflüssig. Siehe 17 SwyxLink (Server-Server-Verbindung). |
Beispiel:
“Schmidt,Eva“;“+49231123456789“;“Beschreibung“
“Mustermann,Franz“;“+49231999888777“;“Beschreibung“
Weiter können Sie Telefonbucheinträge in eine CSV-Datei in diesem Format exportieren. Dabei können Sie festlegen, welche Einträge des Telefonbuches exportiert werden.
So importieren Sie Einträge in das Globale Telefonbuch
1 Öffnen Sie die SwyxWare Administration und wählen Sie den SwyxServer aus.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Telefonbuch“.
3 Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Telefonbuch importieren...“.
Der Import-Assistent für das Telefonbuch öffnet sich.
4 Wählen Sie die Quelldatei:
Geben Sie die Datei an (*.CSV), aus der die Telefonbucheinträge importiert werden sollen.
Im unteren Feld sehen Sie eine Vorschau auf die Einträge.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
5 Wählen Sie die zu importierenden Telefonbucheinträge:
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der Einträge, die Sie nicht importieren möchten
Klicken Sie auf „Weiter >“.
6 Bestehendes Telefonbuch löschen:
Legen Sie fest, ob alle bereits existierenden Telefonbucheinträge vor dem Import gelöscht werden sollen.
Klicken Sie auf „Weiter >“.
7 Zusatz zu Eintragsnamen hinzufügen:
Bestimmen Sie, ob die importierten Einträge einen Zusatz bekommen sollen und geben Sie diesen ein.
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Es empfiehlt sich z. B. beim Import der Einträge aus einer anderen Filiale den entsprechenden Ort anzuhängen, um so die Unterscheidung der Teilnehmer im Globalen Telefonbuch für die Nutzer der Telefonie-Clients zu erleichtern.
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8 Wählen Sie den Aktualisierungs-Modus für das Telefonbuch:
Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, falls bereits ein gleicher Eintrag (inklusive dem Anhang) existiert:
Existierenden Eintrag aktualisieren
Überschreibt im existierenden Eintrag die Telefonnummer und Beschreibung.
Neuen Eintrag umbenennen
Der neue Eintrag wird automatisch vor dem Hinzufügen umbenannt z. B. ’Franz Mustermann’ in ’Franz Mustermann (2)’.
Neuen Eintrag überspringen
Zu importierende Einträge, die im Telefonbuch bereits vorhanden sind, werden übersprungen.
9 Import-Prozess starten
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Generell werden beim Import alle Einträge übersprungen, deren Namen innerhalb von SwyxWare bereits benutzt werden.
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Anschließend erscheint eine Übersicht über die angegebenen Parameter. Bestätigen Sie diese mit „Weiter >“.
Die ausgewählten Einträge werden importiert.
10 Um den Import-Assistenten zu beenden, klicken Sie auf „Fertig stellen“.
So exportieren Sie Einträge aus dem Globalen Telefonbuch
1 Öffnen Sie die SwyxWare Administration und wählen Sie den SwyxServer aus.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Telefonbuch“.
3 Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Telefonbuch exportieren...“.
Der Export-Assistent für das Telefonbuch öffnet sich.
4 Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Telefonbucheinträge, die Sie nicht exportieren möchten. Geben Sie an, ob die Beschreibung der Einträge hinzugefügt werden soll.
5 Legen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten fest, wo die exportierte Datei (*.CSV) abgelegt werden soll und ob eine eventuell vorhandene Datei gleichen Namens überschrieben werden soll oder ob die erzeugten Daten an diese Datei angehängt werden sollen.
Weiter können Sie hier festlegen, ob die Bezeichnungen der Felder (Spaltennamen) in der ersten Reihe der Datei mit abgespeichert werden.
6 Anschließend erscheint eine Übersicht über die angegebenen Parameter. Bestätigen Sie diese mit „Weiter >“.
Die ausgewählten Einträge werden exportiert.
7 Um den Export-Assistenten zu beenden, klicken Sie auf „Fertig stellen“.
Die Telefonbucheinträge werden gemäß den ausgewählten Parametern exportiert.
Beachten Sie bitte, dass das globale Telefonbuch nur die zusätzlichen Einträge enthält. Die Liste der SwyxWare-Benutzer und -Gruppen dieses SwyxServers erhalten Sie durch den Export der Benutzer-Liste, siehe
So exportieren Sie die Benutzer-Liste.
Einträge aus dem Telefonbuch zeigen in den SwyxIt! Classic keinen Status an.
