• 2 Call Routing • Parameter der Aktionen • Voice Box
2.6.10 Voice Box
Die Voice Box-Aktion verbindet den Anrufer mit einer von Ihnen für diese Aktion definierten Voice-Box:
*Als Erstes kann ein Begrüßungstext abgespielt werden.
*Sie können festlegen, dass die Rufnummer des Anrufers ermittelt wird (Anrufer-ID-Behandlung).
Wenn die Rufnummer (Anrufer-ID) des Anrufers automatisch übermittelt wird, so wird diese bei der aufgezeichneten Sprachnachricht des Anrufers gespeichert. So können Sie den Anrufer später unter dieser Rufnummer zurückrufen.
Wird keine Rufnummer übermittelt, dann können Sie die Rufnummer folgendermaßen erfragen: Die Anrufer-ID-Ansage wird abgespielt zum Beispiel mit der Ansage „Bitte wählen Sie nun auf Ihrem Telefon die Rufnummer, unter der Sie erreichbar sind. Schließen Sie die Rufnummer mit der Raute-Taste ab“. Alle eingehenden DTMF-Tasten bis zur Raute-Taste (#), die der Anrufer eingibt, werden als Anrufer-ID gespeichert.
*Sie können eine weitere Ansage abspielen mit der Aufforderung, eine Sprachnachricht zu hinterlassen. Danach erfolgt automatisch die Ausgabe eines Pieptons.
*Die Sprachnachricht des Anrufers wird aufgezeichnet. Die Aufnahmezeit kann zeitlich begrenzt werden (Timeout), damit die Datei mit der aufgezeichneten Sprachnachricht nicht zu groß wird.
*Sie können hier die Möglichkeit zur Fernabfrage einrichten.
Die Aktion wird beendet
*durch Auflegen (vor oder nach Aufzeichnung der Sprachnachricht) durch den Anrufer oder
*nach Ablauf des Timeout.
* 
Die Parameter der Voice Box-Aktion, z.B. der Begrüßungstext und die Länge der Aufnahme, die hier festgelegt werden, verändern nicht die Einstellungen der Standard Voice Box. In dieser Voice Box können Sie z.B. speziellere Ansagetexte wählen.
 
So legen Sie die Parameter einer Voice Box fest
1 Legen Sie fest, ob Sie Ihre normale Standard Voice Box verwenden oder ob Sie für diese Aktion eine spezielle Voice Box (z. B. mit einer anderen Ansage) definieren möchten.
Möchten Sie die Standard Voice Box verwenden, so aktivieren Sie diese Option. Sie können die Standard Voice Box hier noch verändern. Klicken Sie hierzu auf „Konfigurieren...“.
2 Um den Begrüßungstext festzulegen, aktivieren Sie „Begrüßung“.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
*Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Datei aus.
*Durchsuchen Sie Ihre Festplatte durch Klicken auf .
Klicken Sie auf , um die ausgewählte Datei anzuhören. Klicken Sie auf , um das Abspielen zu stoppen.
*Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf : Sie werden dann aufgefordert, einen Dateinamen einzugeben. Es erscheint das Fenster „Aufnahme beginnen“. Klicken Sie auf „Start“, um mit der Aufzeichnung Ihrer Ansage zu beginnen. Beenden Sie die Aufnahme durch Klicken auf .
*Durch Klicken auf können Sie die ausgewählte Datei löschen.
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Die WAV-Dateien, die vom Administrator allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden, haben den Zusatz „(Vorlage)“ im Dateinamen. Diese Vorlagen können nicht gelöscht werden.
 
3 Aktivieren Sie „DTMF als Anrufer-ID verwenden“, um die Rufnummer des Anrufers zu erfragen, wenn diese nicht übermittelt wurde. In diesem Fall kann der Anrufer seine Rufnummer (Anrufer-ID) mit Hilfe von DTMF-Tönen übermitteln.
Sie können die Ansage, wie auch schon für „Begrüßung“ beschrieben, definieren.
4 Aktivieren Sie „Ansage“, um eine weitere Ansage festzulegen (nur sinnvoll, wenn Sie im vorherigen Bedienschritt die Anrufer-ID erfragt haben).
Sie können die Ansage, wie auch schon für „Begrüßung“ beschrieben, definieren.
5 Geben Sie im Feld „Maximale Nachrichtenlänge … Sekunden“ an, wie lange die Nachricht des Anrufers aufgenommen wird (Timeout).
6 Bestimmen Sie im Feld „E-Mail senden an“, an wen die Sprachnachricht gesendet werden soll.
7 Schalten Sie „Fernabfrage mit Hilfe der *-Taste während der Voice Box-Ansagestarten“ ein, um von einem anderen Anschluss aus Ihre Sprachnachrichten abzuhören oder um Ihre sofortige Umleitung aus der Ferne verändern zu können.
8 Wechseln Sie zur Registerkarte „Fernabfrage“.
9 Legen Sie fest, ob Sie Ihre normale Standard-Fernabfrage (mit oder ohne PIN-Eingabe) verwenden oder ob Sie für diese Aktion eine spezielle Fernabfrage (z. B. mit einer anderen PIN) definieren möchten:
*Möchten Sie die Standard-Fernabfrage verwenden, so aktivieren Sie diese Option. Sie können die Standard-Fernabfrage hier noch verändern. Klicken Sie hierzu auf „Konfigurieren...“.
Die Registerkarte „Standard-Fernabfrage“ öffnet sich.
*Möchten Sie eine spezielle, nur für diese Aktion geltende Fernabfrage einrichten, so aktivieren Sie die Option „Spezielle Fernabfrage verwenden“.
10 Legen Sie die PIN (Persönliche Identifikationsnummer) fest, die Sie zur Identifizierung eingeben und bestätigen Sie diese.
11 Klicken Sie auf „OK“, um das Fenster zu schließen.