7.5 Interrogation à distance
L'interrogation à distance permet d'écouter vos messages vocaux depuis n'importe quel poste téléphonique. Lors d'un appel vers votre numéro Swyx, vous vous identifiez sur Swyx à l'aide de votre code PIN. Vous pouvez alors écouter les nouveaux messages vocaux, puis tous les messages existants, les répéter et les supprimer si nécessaire. De plus, vous pouvez modifier le numéro indiqué pour le renvoi immédiat ou graver une nouvelle annonce.
Pour accéder à l'interrogation à distance, vous devez configurer votre renvoi (immédiat ou temporisé) de manière à ce les appels soient renvoyés vers la Voice Box. Vous pouvez alors utilisez l'astérix (*) pendant l'annonce pour accéder au menu de l'interrogation à distance si vous avez configuré cette option, voir 7.4 Configuration de la Voice Box standard.
 
Le nombre de messages vocaux accessibles par interrogation à distance est limité aux cent messages vocaux les plus récents.
 
L'on distingue entre
*l'interrogation à distance standard
Cette interrogation à distance est celle définie par défaut pour l'utilisateur. Elle comporte les fonctions décrites ici.
*une interrogation à distance spéciale
Vous pouvez définir cette interrogation à distance spéciale dans le Call Routing Manager si votre administrateur vous a accordé les droits nécessaires. Vous pouvez ainsi utiliser un autre menu d'interrogation à distance avec un mot de passe particulier. L'interrogation à distance standard n'en est pas modifiée pour autant. Voir aussi help.enreach.com/cpe/latest.version/CRM/Swyx/en-US/index.html#context/help/standard_remote_inquiry_$.
Demandez votre code PIN (numéro d'identification personnelle) à votre administrateur. Vous pouvez également le configurer vous-même.
Comment définir les paramètres de votre interrogation à distance standard
Configurez d'abord votre Voice Box standard et activez l'option Démarrer l'interrogation à distance à l'aide de la touche *, voir 7.4 Configuration de la Voice Box standard.
1 Cliquez sur et sur Paramètres de transfert d'appel.
ou
1 Appuyez le raccourci clavier Alt + Maj + F.
*Une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez définir les paramètres s'affiche.
2 Allez sur l’onglet Interrogation à distance par défaut.
3 Entrez le PIN avec lequel vous accéderez par la suite à l'interrogation à distance. Choisissez un code à au moins cinq chiffres qui ne soit pas trop commun.
4 Saisissez à nouveau le code dans le champ Confirmer PIN.
5 Confirmez votre saisie en appuyant sur OK.
*À l'aide de vos données, SwyxServer peut à présent interroger le serveur de messagerie lors d'une interrogation à distance et mettre les messages vocaux à votre disposition.
Comment configurer le renvoi immédiat depuis l'interrogation à distance
Pour écouter vos messages vocaux à distance, vous devez configurer le renvoi d'appel de manière à accéder au menu de l'interrogation à distance en cas d'appel :
*Si vous n'avez pas activé d'autres règles de Call Routing Manager, configurez le Renvoi si absent de manière à dévier les appels vers votre Voice Box standard. Pendant l'annonce d'accueil, appuyez alors sur la touche « * » pour accéder au menu de l'interrogation à distance.
*Si vous avez activé des règles du Call Routing Manager, assurez-vous qu'il vous permet d'accéder à l'interrogation à distance. Voir aussi help.enreach.com/cpe/latest.version/CRM/Swyx/en-US/index.html#context/help/standard_remote_inquiry_$.
 
Si vous n'avez activé aucune règle de Call Routing Manager et que vous modifiez le renvoi d'appel immédiat (par ex. vers un autre numéro plutôt que vers votre Voice Box), vous ne pouvez par la suite plus accéder à l'interrogation à distance.
 
Comment interroger vos messages vocaux à distance
Condition :
*l'interrogation à distance est configurée, voir Comment définir les paramètres de votre interrogation à distance standard, et
Afin qu'un appel entrant soit pris en charge par votre Voice Box standard et que vous puissiez ainsi utiliser l'interrogation à distance, vous devez configurer le renvoi en conséquence ; c’est à dire, un appel entrant doit être transmis à la Voice Box standard et non renvoyé, voir 6 Renvois d'appels.
1 Sélectionnez votre numéro d'appel de Swyx.
*L'appel est pris et vous entendez l'annonce de bienvenue de votre Voice Box.
2 Pendant l'annonce, appuyez sur la touche « * ».
*Vous entendez l'annonce d'accueil de l'interrogation à distance et vous êtes invité à entrer votre code PIN.
 
Si vous n'avez activé aucune règle de Call Routing Manager et que vous modifiez le renvoi d'appel immédiat (par ex. vers un autre numéro plutôt que vers votre Voice Box), vous ne pouvez par la suite plus accéder à l'interrogation à distance.
 
3 Entrez votre code PIN puis terminez votre saisie avec la touche « # ».
4 Si vous avez de nouveaux messages, vous entendrez tout d'abord leur nombre.
Ensuite, tous vos nouveaux messages vocaux seront lus en commençant par le plus récent. Pour chaque message, vous entendrez en premier les informations sur l'appelant :
*Date de réception
*Heure
*Numéro de l'appelant (le cas échéant)
*Nom de l'appelant (si un fichier WAV de l'appelant est disponible pour les appels internes ; voir Comment enregistrer votre nom et votre annonce de bienvenue pour la Voice Box)
puis
*le message vocal enregistré.
La touche * vous permet d'ignorer l'annonce actuelle (informations sur l'expéditeur ou message vocal enregistré).
Pendant la lecture d'un message vocal, vous disposez des possibilités suivantes :
Touche
Action
Connecte avec l'appelant (si possible)
Retour au début du message vocal
Passer à la fin du message vocal
Revenir 10 secondes en arrière
Arrêter/démarrer la lecture
Sauter 10 secondes vers l'avant
Passer au message vocal précédent
Passe à l'information suivante
Menu principal
Passe à l'information suivante
(Date, heure, numéro, contenu de message vocal)
Aide
En l'absence de nouveaux messages vocaux, vous êtes redirigé vers le menu principal. Vous pouvez alors réécouter tous les messages vocaux ainsi que configurer le renvoi immédiat, voir Comment modifier les paramètres du renvoi immédiat par le biais de l'interrogation à distance.
5 Après chaque message vocal écouté, vous disposez des options suivantes :
Touche
Action
Connecte avec l'appelant (si possible)
Répéter le message actuel
Supprimer le message actuel, valider avec
Répondre par message vocal (uniquement en interne)
Marquer tous les messages vocaux comme écoutés
Transmet à un numéro interne
Passe au message vocal précédent
Passe à l'information suivante
Menu principal
Aide
Une fois la lecture de vos nouveaux messages terminée, vous entendez le menu principal. Vous disposez des possibilités suivantes :
Touche
Action
Fin de l'interrogation à distance (= Raccrocher)
Interrogation de tous les messages vocaux (les plus récents en premier)
Configuration du renvoi immédiat
Enregistrer une note
Change l'annonce de la Voice Box
Effacer tous les messages vocaux, confirmation avec
Aide
6 Terminez l'interrogation en raccrochant.
 
Si vous mettez fin à l'interrogation à distance en appuyant sur « 0 » dans le menu principal, vous pouvez utiliser d'autres fonctions du Call Routing Manager. Voir help.enreach.com/cpe/latest.version/CRM/Swyx/en-US/index.html#context/help/CRM_actions_$.